La modalità di lavoro Smart Working sta prendendo sempre più piede in Italia, e rappresenta una tipologia lavorativa flessibile che sta avendo grandissima diffusione.
Lo dicono chiaramente i numeri, che rivelano come circa il 60% delle Grandi Imprese abbia fatto importanti passi in avanti in questa direzione. In forte crescita anche lo Smart Working nelle Piccole e Medie Imprese (PMI) italiane e nella Pubblica Amministrazione (PA), che sta sviluppando nuovi modelli di lavoro “smart” introducendo iniziative concrete ed apprezzate.

In un momento tanto delicato come quello che il mondo sta vivendo, Sunet ha pensato di fornire a tutti gli interessati le informazioni necessarie a capire cosa sia lo Smart Working e come, eventualmente, poterlo mettere in pratica nella propria azienda o attività.

Significato di Smart Working

Come può essere definito lo Smart Working? Potremmo descriverlo come una nuova filosofia manageriale che, a fronte di una maggiore responsabilizzazione legata ai risultati lavorativi, concede ai lavoratori flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi e degli orari di lavoro.
Si tratta insomma di un innovativo modello organizzativo tra dipendente e azienda, che rimuove vincoli come il concetto di postazione fissa ed ufficio singolo in favore di un’organizzazione per fasi ed obiettivi stabiliti con il datore di lavoro.
Tutto ciò aiuta il lavoratore a conciliare la professione con i propri tempi di vita, in modo da favorire la crescita della produttività.

Come funziona lo Smart Working

Lo Smart Working, quindi, richiede un’importante evoluzione dei modelli organizzativi aziendali canonici, e presuppone un percorso di profondo cambiamento sociale e culturale.
Rimane fondamentale la collaborazione tra le persone, che viene garantita dall’applicazione di tecnologie avanzate che permettono al team di lavoro di connettersi e di partecipare attivamente ai processi di business.
In questo modo lo spazio lavorativo reale varca i confini dell’ufficio tradizionale, favorendo la creatività, stimolando nuove idee e nuove opportunità di business, oltrepassando i confini aziendali,

Il modello lavorativo dello Smart Working si fonda su tre “leve” fondamentali, che sono:

Politiche di Comportamento – Cioè le regole e le linee guida da seguire garantendo innanzitutto flessibilità di orario lavorativo inteso come inizio, fine e durata complessiva, a fronte del rispetto del tempo totale stabilito con il datore di lavoro. Sarà quindi scelto liberamente un luogo di lavoro ed ogni lavoratore potrà personalizzare i propri strumenti per svolgere al meglio il proprio compito.
Tecnologie Digitali – Ovvero tutte le tecnologie che possono aiutare la comunicazione del team, abilitando e supportando nuovi modi di lavoro, facilitando la collaborazione e la creazione di network di relazioni professionali tra colleghi e con figure esterne.
Spazi di Lavoro Fisico – Un’ottimale configurazione degli spazi di lavoro è indispensabile per ottimizzare le modalità di lavoro delle persone. Ne condiziona infatti l’efficienza, l’efficacia e il benessere lavorativo. Sarà quindi fondamentale progettare al meglio l’ambiente di lavoro di ogni persona.

In tutto questo resta prioritario il giusto approccio da parte del datore di lavoro e dei capi progetto, nel corretto esercizio della loro autorità e del controllo dei dipendenti.

Lo Smart Working nei casi di emergenza, ad esempio il Coronavirus

Estremamente attuale è la problematica legata al Coronavirus, giunto nel nostro paese e causa di provvedimenti molto rigidi a livello nazionale. Il Governo italiano ha infatti disposto la chiusura delle attività lavorative per arginare il Covid-19 e quella che è ormai diventata una vera e propria pandemia, come è stata definita dall’OMS.
Ecco quindi che lo Smart Working è stata l’inevitabile scelta di moltissime realtà italiane come risposta all’epidemia.

Un modo socialmente responsabile ed intelligente di ridurre le possibilità di contagio ma senza bloccare totalmente le proprie attività lavorative. Lo Smart Working può quindi essere un modo per limitare gli ingenti danni sociali ed economici che l’epidemia di Coronavirus è destinata a causare.
Ecco perchè sono sempre più le aziende italiane che hanno chiesto ai loro dipendenti di limitare trasferte e spostamenti e lavorare in Smart Working, mettendo a loro disposizione gli opportuni strumenti per poterlo fare.

La Legge Italiana ed il lavoro agile

Con l’entrata in vigore della legge 81/2017, il Jobs Act sul lavoro autonomo, le istituzioni hanno mostrato grande attenzione per lo Smart Working. Si è infatti andati a disciplinare questa tipologia di lavoro agile nel nostro paese, prevedendo misure per la tutela del lavoro subordinato volte a favorire maggior flessibilità per quanto concerne gli orari e il luogo fisico dove esercitarlo.
Nel Disegno di legge AC. N. 2233B è stata quindi definita l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato, di fatto aprendo nuove prospettive sulla gestione dei dipendenti e dei flussi di lavoro e comunicazione.

Lo Smart Working agevola aziende ed imprese

La sempre crescente “preparazione digitale” delle persone, favorita dalla frequentazione di corsi e dalla diffusione capillare di smartphone, pc e strumenti vari che permettono comunicazione continua e lavoro in mobilità, aiuta profondamente chi sta pensando all’adozione di un modello di Smart Working.
I dati dicono infatti che è prevedibile un incremento di produttività pari a circa il 15% per ciascun lavoratore. L’effetto dell’incremento della produttività media in Italia si può stimare intorno ai 13,7 miliardi di euro, ipotizzando che lo Smart Working possa arrivare al 70% dei lavoratori potenziali.
Il lavoro agile esalta insomma la produttività individuale, non legando i dipendenti all’essere sempre presenti in ufficio e aumentandone al contempo la responsabilità di portare a termine gli obietti giornalieri.
Inoltre diminuisce drasticamente l’assenteismo dal lavoro per un tempo pari a circa il 65% in meno di chi svolge la propia mansione lavorativa in maniera tradizionale.

Un modo di lavorare che migliora la qualità della vita

I benefici dello Smart Working non riguardano però soltanto aziende ed imprese.
Anche soltanto una singola giornata a settimana di lavoro con questa modalità può infatti far risparmiare, in media, 45 ore all’anno di spostamenti ad ogni lavoratore. Gli ultimi dati rivelano poi un netto miglioramento dell’equilibrio fra vita professionale e privata ed un’importante crescita motivazionale e di coinvolgimento dei dipendenti.
Un altro tema da non sottovalutare è quello ambientale: lo Smart Working può portare ad una riduzione di emissioni pari a 140 kg di CO2 all’anno, ipotizzando una media di circa 40 chilometri per andare e tornare dal proprio luogo di lavoro.

Tecnologie necessarie per lo Smart Working

Le tecnologie che supportano il lavoro da remoto sono già altamente diffuse ed accessibili a tutti.
In maniera particolare, le principali sono quelle a supporto della sicurezza e dell’accessibilità dei dati da remoto. Molto utilizzate anche quelle che comportano l’utilizzo di device mobili e mobile app per il business, così come i tanti servizi di Social Collaboration.

Chi desidera quindi sviluppare un modello di lavoro Smart Working può considerare di rendere disponibile per il proprio team la seguente dotazione tecnologica standard che consente di lavorare a distanza con altre persone:

PC portatile
VPN
Servizi di Social Collaboration

In aggiunta, si potranno dotare i propri dipendenti anche di device mobili come smartphone e tablet.

Per effettuare videoconferenze e connettervi ai colleghi e al team, ci si può servire di queste risorse: